17ª AGE do GDPAPE
REGULAMENTO PARA AS DELIBERAÇÕES DA 17ª AGE EM 14/10/2021
Este Regulamento estabelece procedimentos para a segurança da realização da 17ª Assembleia Geral Extraordinária (AGE) do GRUPO EM DEFESA DOS PARTICIPANTES DA PETROS – GDPAPE e para a validade administrativa, cartorial e jurídica das deliberações da citada Assembleia.
Fica estabelecido que:
Art. 1º - Características da 17ª Assembleia Geral Extraordinária do GDPAPE:
I – Será realizada de forma virtual: com tecnologia que permita a participação remota dos afiliados;
II – Será usado o ZOOM para apresentação dos itens de Pauta e esclarecimento das dúvidas formuladas pelo chat do aplicativo;
III – A votação de todos os itens de pauta será feita na plataforma digital ASSEMBLEIAS VIRTUAIS;
IV – A empresa GRTS DIGITAL dará o suporte de recursos e procedimentos para assegurar a legitimidade da participação de todos e a votação, assim como a contagem dos votos;
V – Também será assegurada a proteção dos dados pessoais, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, respeitando assim a privacidade de cada um dos participantes da Assembleia e da votação;
VI – Haverá conformidade com a legislação em vigor durante a pandemia de Covid-19, com destaque para a LGPD;
Art. 2º – O período de votação das deliberações da AGE virtual será estendido a 72 horas, objetivando assegurar que todos os afiliados presentes tenham oportunidade de se manifestar. Seu início se dará no dia 14/10/2021 às 17h00 e seu término será no dia 17/10/2021 às 17h00, ocorrendo em seguida a divulgação dos resultados das deliberações;
I – No caso de problemas técnicos no Sistema de votação, poderá haver um atraso, limitado a 24 horas em relação ao término da votação das deliberações em plataforma digital;
Art. 3º – A convocação para a AGE segue os termos dos Art. 15 e Art. 16 do Estatuto do GDPAPE.
I – A participação dos afiliados nas deliberações de Pauta da Assembleia – isto é, nas votações – está condicionada à concordância com o tratamento de alguns de seus dados pessoais, indispensáveis para a realização das votações em plataforma digital, concordância esta manifestada em um TERMO DE CONSENTIMENTO (TC) do afiliado.
II – Os afiliados que tiverem participado da 4ª AGO e da 16ª AGE (em 2020), já manifestaram sua concordância e enviaram seus dados. Como o TC de 2020 não estabelece data de validade, basta a manifestação de CONFIRMAÇÃO daquele TC para tais afiliados.
III – A manifestação de CONSENTIMENTO dos afiliados, aqui citada, deve ser enviada ao GDPAPE até 10/10/2021 (sexta-feira), antes da montagem da plataforma digital ASSEMBLEIAS VIRTUAIS, pois são necessários, para isso, os dados pessoais dos afiliados. Sem isso, eles não conseguirão participar.
IV – O consentimento dos afiliados, ou sua confirmação, pode ser feito das seguintes maneiras:
(a) imprimindo o TC recebido, preenchendo e assinando; digitalizando e enviando a imagem do TC preenchido em e-mail ao gdpape@gdpape.org, indicando como assunto “CONSENTIMENTO DE USO DE DADOS PESSOAIS”;
(b) na impossibilidade de impressão e/ou digitalização, manifestando, em e-mail inequivocamente identificado e com o mesmo “Assunto” citado acima, a concordância com o TC e informando todos os dados nele pedidos, quais sejam: nome completo, CPF, data de nascimento, endereço eletrônico (e-mail), número de celular com WhatsApp (com DDD) e endereço completo – logradouro, número, complemento, Bairro, cidade, CEP;
(c) para os afiliados que tiverem concordado com o TC em setembro de 2020, quando da 4ª AGO e da
16ª AGE, basta manifestarem confirmação daquele consentimento, em e-mail com assunto assinalado “CONFIRMAÇÃO DE CONSENTIMENTO” (com aviso expresso, caso algum dado tenha mudado);
(d) na indisponibilidade de correio eletrônico, enviando sua concordância em mensagem de WhatsApp, claramente identificada, para o celular (21) 99901-0050, iniciando com a mesma expressão: “Consentimento de uso de dados pessoais”, e com o envio dos dados
Art. 4º – Em obediência ao Estatuto do GDPAPE, este Regulamento e a Convocação da AGE devem estar publicados até 8 (oito) dias antes da Assembleia (Art.16, § 1º);
Art. 5º – Em respeito ao Estatuto do GDPAPE (Art. 14, § 1º), a AGE será presidida pelo Dirigente do Núcleo Estratégia do GDPAPE, ou, em sua ausência, pelo Dirigente do Núcleo Finanças.
I – O presidente da Assembleia (PA) escolherá um Secretário, que será o responsável pela Ata correspondente
Art. 6º – Os votos (para as deliberações de Pauta) serão manifestados pelo afiliado quite com suas obrigações e concorde com o uso de seus dados pessoais, através da plataforma da GTRS;
I – Os votos serão processados através da plataforma da GRTS, que também fará a contagem e apresentará um relatório completo das votações;
II – O resultado será publicado no site do GDPAPE e comunicado aos VOTANTES via e-mail, após a apresentação do relatório final com os votos, pela GRTS e consolidados com aqueles que chegarem via e-mail ao gdpape@gdpape.org ou por carta postada em Correios, conforme Art. 8º deste Regulamento, abaixo;
Art. 7º – Será permitido voto por procuração, com representação máxima de dois afiliados por procurador, dada a não necessidade de deslocamento físico para participação do afiliado.
I – O procurador deverá apresentar as procurações devidamente regularizadas até 5 dias antes da AGE, por e-mail destinado ao gdpape@gdpape.org.
Art. 8º – O voto poderá ser exercido por meio de e-mail expressamente endereçado a gdpape@gdpape.org com o “Assunto” marcado como “VOTO PARA A 17ª AGE”, encaminhado até as 16h00min da antevéspera do início da votação da AGE em plataforma digital;
Parágrafo Único: O voto também poderá ser exercido por carta postada nos Correios, em envelope fechado com cola e assinado nas abas de fechamento, devendo o envelope ser recebido pela Diretoria Colegiada incumbente até as 16h00min da antevéspera das assembleias na sede do GDPAPE, no Rio de Janeiro.
I – Além do endereçamento ao GDPAPE e a identificação de nome e endereço do remetente, envelope deverá ter indicação externa de “VOTO PARA A 17ª AGE”.
II – O envelope será aberto somente durante a Assembleia, no início da Sessão, pelo PA, resguardando o sigilo do voto.
III – Os votos recebidos por e-mail e por correspondência escrita serão abertos e contados conjuntamente, durante a Assembleia, e incorporados à apuração de resultados.
Art. 9º – Havendo discordância ou pedido de impugnação do resultado da eleição declarado pelo PA, isso deverá ser feito formalmente, com endereçamento ao GDPAPE até o prazo máximo de 15 (quinze) dias após o final da Assembleia.
Art. 10 – Haverá, no dia do início da votação virtual da Assembleia, videoconferência pela plataforma ZOOM, com duração de 3 horas, destinada à exposição dos itens de Pauta e esclarecimentos e solução de dúvidas dos afiliados, manifestadas no chat da plataforma ZOOM.
Art. 11 – Serão tomadas medidas de segurança visando a validade administrativa, cartorial e jurídica da assembleia e a proteção dos dados dos afiliados, através dos devidos cuidados jurídicos e da própria provedora da plataforma digital Assembleias Virtuais:
Art. 12 – A provedora de plataforma virtual – GRTS DIGITAL – dará o suporte de recursos tecnológicos e procedimentos para assegurar a legitimidade da participação de todos. Recursos de segurança fazem parte do pacote, como a criptografia dos dados. O Contrato assegura a responsabilização das partes pela segurança de dados.
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
A prática de assembleias em meio virtual já se tornou uma realidade para condomínios, associações, sindicatos, empresas e até órgãos de governo.
E assembleias presenciais são hoje inviáveis, em face da regulamentação e das restrições devidas ao COVID-19, mormente em casos como o dos afiliados do GDPAPE, pertencentes ao chamado grupo de risco, em função da idade.
A segurança jurídica já foi assegurada via consultoria com advogados, escritórios e cartórios de registro, garantindo que a legislação pertinente – recente, como a própria prática – seja seguida in totum, assegurando desta forma a validade jurídica, cartorial e administrativa das assembleias e das decisões nelas tomadas.
O próprio GDPAPE já tem experiência nessa matéria, com o aprendizado advindo do planejamento e da realização da 16ª AGE e da 4ª AGO (cujas videoconferências e votações em plataforma digital ocorreram de 31/08 a 03/09/2020), com sucesso total, considerados o quórum atingido, o andamento das videoconferências e a votação em plataforma digital.
A segurança relativa ao tratamento dos dados pessoais dos afiliados, matéria que preocupa o GDPAPE desde sua criação, tanto que é citada em nosso Estatuto (Art. 7º, § 3º) e que se tornou mais crítica com o advento da LGPD – a Lei 13.709, de 14/08/2018, era parte importante da consultoria contratada em 2020.
As duas assembleias foram aceitas pelo Registro Civil de Pessoas Jurídicas (RCPJ) sem qualquer ressalva, e suas decisões têm a mesma validade e a mesma força legal que tiveram as decisões tomadas nas assembleias anteriores, realizadas nos auditórios do Clube de Engenharia, no Rio de Janeiro.
Estamos mantendo os princípios aprendidos em 2020, uma vez que não houve alteração dos aspectos jurídicos envolvendo a realização de plataformas virtuais e de tratamento de dados pessoais.
Por razões de preço, competência e confiabilidade, voltamos a contratar a GRTS DIGITAL, para licenciamento do uso do Sistema ASSEMBLEIAS VIRTUAIS (que permite ao afiliado votar, com segurança e comodidade, através de computador, celular ou tablet), e para o fornecimento da plataforma ZOOM em que será realizada a videoconferência da assembleia em questão.
Desejamos a todos uma boa participação nas videoconferências e nas votações.
Juntos somos mais fortes e vamos mais longe!
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