18ª Assembleia Geral Extraordinária do GDPAPE – 22/03/2022
REGULAMENTO PARA AS VOTAÇÕES DO GDPAPE NA 18ª AGE
Este Regulamento estabelece procedimentos para a realização da 18ª AGE e as votações dos itens de Pauta do Grupo em Defesa dos Participantes da Petros – GDPAPE (Estatuto, Art. 14, § 3º e Art. 16, § 4º).
A 18ª AGE ocorrerá em duas etapas: (a) uma videoconferência (VC) em ambiente ZOOM, onde serão apresentados os itens de Pauta e esclarecidas dúvidas dos associados, e (b) votações na plataforma digital ASSEMBLEIAS VIRTUAIS.
As ocasiões e os períodos correspondentes à realização da 18 AGE estão citadas no EDITAL publicado em conjunto com este REGULAMENTO.
A segurança da AGE e a privacidade dos participantes está assegurada pelos procedimentos definidos por assessoria jurídica especializada contratada em 2020 e ainda válidos, e pela expertise da empresa GRTS DIGITAL, contratada para conduzir a VC em ZOOM e a votação em painel digital de sua criação e propriedade, com garantia de segurança e validade para o evento. Lembramos que a GRTS já serviu ao GDPAPE em três ocasiões, sempre com desempenho satisfatório e nenhuma queixa sobre a segurança dos eventos.
O REGULAMENTO:
Art. 1º - Ocasião e Forma da AGE
Características da 18ª Assembleia Geral Extraordinária (AGE) do GDPAPE:
I A citada AGE será realizada de forma virtual, isto é, com participação remota dos afiliados;
II Será usado o aplicativo ZOOM para a sessão de apresentação dos itens de Pauta e respostas a perguntas formuladas pelo chat;
III Os afiliados, caso ainda não possuam o aplicativo ZOOM, devem baixá-lo (gratuitamente) para o equipamento que usarão para participar da VC da AGE, seja computador, celular ou tablet;
IV Na forma da Lei e do Estatuto (Art. 14, § 4, e Art. 18, item V), a convocação para a VC será feita em duas etapas: a primeira, se houver no plenário (no ambiente ZOOM) maioria simples de associados quitados, e na segunda, meia hora mais tarde, com qualquer número de associados presentes. Caso seja necessária a segunda convocação, a primeira meia hora de VC não deve ser usada para apresentação dos itens de pauta, podendo haver esclarecimento de outras dúvidas;
V A votação dos dois itens de pauta se dará na plataforma digital ASSEMBLEIAS VIRTUAIS. A empresa contratada (GRTS) fornecerá a senha pessoal e intransferível de cada associado e as instruções para uso da plataforma;
VI A GRTS e o GDPAPE (Estatuto, Art. 7º, § 3º) assegurarão legitimidade, segurança e privacidade para todos os participantes da AGE, incluindo a votação.
Art. 2º - Prazo de Votação
A votação terá duração de 24 horas, objetivando significativa oportunidade de manifestação. Os efeitos da votação serão aplicados de imediato;
I – No caso de problemas técnicos no Sistema ASSEMBLEIAS VIRTUAIS, ou na conexão internet utilizada por ele, poderá haver um atraso, limitado a 24 horas em relação ao término previsto para a votação;
Art. 3º - Cronograma
Até 8 (oito) dias antes da AGE, devem estar divulgados o Edital de Convocação e este Regulamento;
Art. 4º - Condução da Assembleia
Em respeito ao Estatuto do GDPAPE (Art. 14, § 1º), a AGE será presidida pelo Dirigente do Núcleo Estratégia do GDPAPE, ou, em sua ausência, pelo Dirigente do Núcleo Finanças. Em caso de ausência de ambos, presidirá a Assembleia outos membro da Direção Colegiada.
I – O Presidente da Assembleia (PA) escolherá um Secretário, que será o responsável pela Ata correspondente, e, se julgar conveniente, um segundo auxiliar, constituindo assim a Mesa da AGE.
Art. 5º - Mesa da AGE
Cabe ao Presidente da Mesa da AGE (que é o PA), auxiliado pelos demais membros:
1. Abrir os trabalhos;
2. Anunciar os itens de Pauta;
3. Receber comentários, sugestões e similares;
4. Junto com os demais membros da mesa, decidir sobre as pendências e os casos omissos;
5. Informar, se houver, sobre envelopes já recebidos com votos postados nos Correios (Estatuto, Art. 14, § 3º), dos afiliados que não tenham acesso à plataforma da GRTS;
6. Encaminhar à GRTS os votos por correspondência, até o final do prazo estabelecido para envio dos votos, conforme Art. 9º deste Regulamento, destacando quantos foram, para que a GRTS os inclua na apuração da votação;
7. Acompanhar a votação eletrônica, em articulação com o Supervisor designado pelo GDPAPE junto à GRTS para o acompanhamento da Assembleia;
8. Garantir a elaboração tempestiva da Ata da AGE e assiná-la, juntamente com o secretário da Assembleia, registrando-a em seguida no cartório do Registro Civil das Pessoas Jurídicas RJ (RCPJ-RJ).
Art. 6º - Votação
Os votos dos participantes serão manifestados pelos associados quites com suas obrigações;
I – Os votos serão processados através da plataforma Assembleias Virtuais, disponibilizada pela GRTS, que também fará a contagem e apresentará relatório completo da votação;
II – O resultado da votação será publicado no site do GDPAPE e comunicado aos VOTANTES via e-mail, após a apresentação, pela GRTS, do relatório final da apuração dos votos , consolidados com aqueles que chegarem ao GDPAPE tempestivamente, via e-mail ao gdpape@gdpape.org ou por carta postada em Correios, conforme Art. 9º, abaixo.
Art. 7º - Consentimento de uso de dados cadastrais
Para regularidade junto à legislação (LGPD), é necessário que todos os associados quites com suas obrigações (Estatuto, Art. 7º; § 1º) consintam com o uso de seus dados cadastrais pela GRTS para ter acesso à votação, pois isso é condição indispensável à participação do associado e à segurança da votação.
São as seguintes as formas de cada associado oficializar seu consentimento:
a. Quem já oficializou seu consentimento (seja na 4ª AGO, no início de setembro de 2020, seja na 17ª AGE, em outubro de 2021), não precisa renová-lo, pois ele permanece até que seja revogado pelo próprio Associado conforme consta no Termo de Consentimento (TC) preenchido, assinado e enviado ao GDPAPE;
b. Quem ainda não consentiu, precisa enviar seu consentimento oficial, em uma das formas abaixo:
b.01. Preencher com seus dados pessoais o TC que receberá do GDPAPE via e-mail, assiná-lo e devolvê-lo ao GDPAPE, por e-mail (imagem do TC preenchido e assinado, preferencialmente em arquivo pdf) ao endereço gdpape@gdpape.org, indicando, como Assunto, “CONSENTIMENTO DE USO DE MEUS DADOS PESSOAIS”;
b.02. Na impossibilidade do envio do e-mail por parte do associado, ele pode postar nos Correios carta para a Sede do GDPAPE contendo o TC impresso, preenchido e assinado, fazendo constar no envelope, junto ao destinatário, a mesma expressão “CONSENTIMENTO DE USO DE MEUS DADOS PESSOAIS”;
b.03. Na impossibilidade de impressão e/ou digitalização do TC por parte do associado, ele deve enviar e-mail, em que se identifique inequivocamente, a gdpape@gdpape.org, com a mesma expressão “CONSENTIMENTO DE USO DE MEUS DADOS PESSOAIS” no campo “Assunto”. No e-mail, o associado deve explicitar sua aprovação para o uso de seus dados cadastrais para participação em Assembleias e votações do GDPAPE, e informar com clareza seus dados cadastrais necessários – nome completo, endereço eletrônico (e-mail), telefone com WhatsApp (incluindo o código de área do DDD), data do nascimento, CPF e endereço completo (incluindo o CEP);
b.04. No caso da indisponibilidade de acesso ao correio eletrônico por parte do titular, existe uma alternativa à postagem de carta nos correios: o envio de todas as informações e expressões citadas no item, “b.03”, acima, em mensagem de WhatsApp, ao número (21) 99901-0050. É fundamental a perfeita identificação do associado, e a citação, logo no começo da mensagem, da expressão “CONSENTIMENTO DE USO DE MEUS DADOS PESSOAIS”;
i. Necessário lembrar ser este um último recurso, devendo-se evita-lo se qualquer um dos outros se mostrar possível;
b.05. Casos de dificuldade de manifestação de consentimento omissos neste regulamento serão decididos tempestivamente pela Direção Colegiada;
c. Em qualquer das hipóteses citadas no item b e seus subitens, acima, é obrigatório que o consentimento chegue ao GDPAPE, no mínimo, 5 dias antes da realização da VC da AGE e do início do período de votação – para permitir a montagem tempestiva da plataforma digital em que se usarão tais dados;
d. Não poderá votar quem não explicitar seu consentimento de nenhuma forma válida (“a” ou “b”, acima) a tempo para a montagem da plataforma digital em que se darão as votações.
Art. 8º - Voto por Procuração
Será permitido voto por procuração, com representação máxima de dois afiliados por procurador.
I – O procurador deverá apresentar as procurações devidamente regularizadas até 5 (cinco) dias antes da AGE, por e-mail endereçado a gdpape@gdpape.org.
Art. 9º - Voto por Correspondência
O voto poderá ser exercido por meio de e-mail expressamente endereçado a gdpape@gdpape.org com o “Assunto” marcado como “VOTOS PARA A 18ª AGE”, encaminhado até as 12h00min do último dia de votação, isto é, 5 horas antes do encerramento do prazo de votação;
§ 1º: O voto também poderá ser exercido por carta postada nos Correios, endereçada à Sede do GDPAPE, em envelope fechado com cola e assinado nas abas de fechamento, devendo a correspondência ser recebida pela Diretoria Colegiada incumbente até as 12h00min do último dia de votação, isto é, 5 horas antes do encerramento do prazo de votação;
I – Além do endereçamento ao GDPAPE e a identificação de nome e endereço do remetente, envelope deverá ter indicação externa de “VOTOS PARA A 18ª AGE”.
II – O envelope será examinado pelo PA e pelo Secretário da Assembleia, resguardando o sigilo do voto; e o resultado dos votos por correspondência será comunicado à GRTS, para incorporação no relatório de votação.
§ 2º: A correspodência, qualquer que seja a forma, deve deixar bem claro qual o item votado, haja vista serem dois os itens de pauta para votação (ação de preservação de direitos à AMS e ação de revisão de benefícios para NR).
Helio Corrêa da Costa
GDPAPE – Dirigente do Núcleo Estratégia
Juntos somos mais fortes e vamos mais longe
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